Bir zamanlar (yanına tarih düşmemişim) not defterime toplantı ve iş kontrol modelleri diye bir başlık altında 6-7 madde yazmışım. Bir süredir yazıya çevireyim diyordum, bugüneymiş kısmet. Konuyu biraz daha genişleterek Erkyazılım Blog'da İş takip ve verimli toplantılar ile başarıya ulaşın başlığı ile yayınladım. İş takibi ve toplantılarda dikkat edilmesi gereken bir kaç şeyi bulabilirsiniz.

1. Toplantı işin bir parçası, bunu hem siz hem ekibiniz kabul etmeli ve angarya olarak görmemeli. Verimli bir toplantı işlerin daha kaliteli ve değerli sonuçlar üretmesine yardımcı olacaktır.
   
   
2. Toplantınızın gündemi olsun. Eğer özel bir toplantı ise (bir iş ile ilgili düzenli toplantılarınız dışında, müşteri projesi vb.) 2-3 gün önceden gündemi katılımcılar ile paylaşın. Ne konuda görüşüleceğini bilmeli ve hazırlanmalılar. Eğer mutat bir toplantı ise (haftalık değerlendirme toplantısı gibi) katılımcılar bir önceki haftadan gündeme sahip olacaklardır. Katılımcıların da varsa genel gündemlerini alın. (Sizin de hazırlanmanız gerek, alamadı iseniz toplantı başlangıcında da alabilirsiniz.)
   
   
3. Önceki toplantıdan kalan maddelerin üzerinden geçin. İşler konuşuluyor, kalıyor durumuna düşmesin.
   
   
4. Gündemde sabit kalın. (Ara maddeler almayın)
   
   
5. Soru cevaplar ile sırası gelen gündem üzerinde çözüm odaklı olarak görüşmeleri yapın. Karşıdaki düşmanınız değil, iş arkadaşınız (veya müşteriniz)
   
   
6. Tartışma zeminine girmeyin, çözüm bulamıyorsanız, ilgili maddeyi üzerinde düşünmek üzere erteleyin.
   
   
7. Sohbet (geyik) zemininden kaçının. Çay, kahve servisi sırasında bile (özel bir madde değilse, bütçe vb.) görüşmeleri kesmeyin. Geyik başlarsa toplamak zor olacaktır. Fren yapan araba gibi hızınızı kaybedersiniz.
   
   
8. Nokta atışı ilerleyin. Yan meselelerde boğulmayın, ana konuyu çözün. Ana konu hedeflenirse yanlar için çözüm bulunacaktır.
   
   
9. ve en önemlisi, toplantı için süre sınırı belirleyin ve o süreyi aşmayın. 2 saatlik bir görüşme çoğu insanının limitlerini zorlayacaktır. Bu yüzden mümkünse gün başlarken mesai başlangıcında, zihinler berrak, işler henüz hücum etmemişken toplantılarınızı yapın. Az zamanda çok iş yaparak sonuca ulaşın.

Yazının tamamına ulaşmak için tıklayın.